ハンコ、FAX・・・まだ使っている?職場のリアルを調査!

コロナ禍で注目を集めた、仕事現場のデジタル化。現状を知るためにGINGER読者の皆さんへアンケートを実施しました! 

Q1. あなたの職場ではデジタルシフトが進んでいると思う?

デジタル化の進み具合を聞いてみたところ、真っぷたつに分かれる結果に。

●「進んでいる」と答えた人の声
「うちの会社は書類を紙で残さず、すべてデータ保存だから、デジタル化は進んでいると言えそう」(29歳/商社)
「IT企業なので進んでいます。会議資料などはslackで共有されて、各自PCで見たり、スクリーンに映し出したり。目の前のデスクの人とも、slackで会話します(笑)」(32歳/IT系)
「地方の企業ですがわりと早くテレワークができるようになりました」(32歳/メーカー)

●「進んでいない」と答えた人の声
「いまだにタイムカードがあるから進んでいない方かと」(27歳/メーカー)
「営業はオンラインでもできると思うが、年齢が上の人ほどやはり直接会うべきという考え方が根強く、新しいツールの導入などが進まない」(29歳/メーカー)
「書類の整理に追われてしまい、時間の無駄だなあと思うことが多いです」(29歳/商社)
「勤務先の病院はカルテが電子化されていません・・・」(35歳/医療)

●「どちらとも言えない」と答えた人の声
「新旧入り交じっていてどちらとも言えない」(30歳/マスコミ)
「部署によって差があります。勤務時間もうちの部署は定時なのにフレックスの部署もあってうらやましい!」(27歳/サービス)

Q2. 仕事でハンコやFAXを使う機会は多い?

押印やFAXでのやりとりは、いわばデジタル化と正反対のもの。減っていると思いきや、意外とまだ残っている職場が多い様子。

●ハンコを使っている人の声
「ハンコを押す機会は入社してから5年経った今も減っていない」(27歳/サービス)
「直属の上司はともかく、その上の人は中身も見ないで押しています(笑)」(34歳/印刷)

●FAXを使っている人の声
「お客様からの要望でFAXを使っています。以前と比べるとFAX指定は少なくなったものの、まだちらほら」(31歳/サービス)
「役所や裁判所がメールでのやり取りを導入していないので・・・」(33歳/法曹)

Q3. ハンコやFAXは必要だと思う?

必要・不要、かなり拮抗する結果に! さまざまな意見が寄せられました。

●「必要だと思う」と答えた人の声
「押すことで責任感が生まれて気持ちがシャキッとするのでハンコは残しても良い」(30歳/通信)
「字に自信がないので、個人的にはサインよりハンコのほうが気が楽です」(29歳/メーカー)
「メールだと埋もれてしまったり、見てくれない人もいるので、FAXをまったく無くすのではなくメールとの使い分けが大事だと思います」(25歳/金融)
「年配の方はインターネットを使えない場合もあるので」(35歳/サービス)

●「必要ないと思う」と答えた人の声
「最近はセキュリティが強化されたソフトもたくさんあるのでデジタル印でもいいような気がする」(28歳/金融関係)
「世界的にサインが一般的で、ハンコは日本国内でしかない文化。三文判やシャチハタは宅配や郵便の受け取りのときなど、他人でも押せてしまうので、意味がないと思います。FAXについても不要で、メールで十分。大事な書類の場合は、FAXだと番号確認から始まり誤送信防止の作業や、到達確認など無駄な時間がかかりすぎます。それならメールで送り、パスワードを別で送ったり、開いたかの確認をつければよい」(35歳/教育)
「FAXは本当に届いているか、いまいち信用できません。かといって確認をするのも・・・」(33歳/教育)
「紙がもったいないので」(29歳/メーカー)

デジタル化は業務の効率を上げてくれるだけでなく、セキュリティ面や環境への配慮にもなるなどメリットがたくさん。ただ、万人にとって便利とは限らないということもアンケート結果からうかがえました。デジタルとアナログのいいところを活かしながら、仕事環境を整えていきたいところです!

GINGERweb取材班
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