作業をぱぱっと終わらせるための2分・15分・25分ルール

仕事が終わらない。サボってはいないのに、なぜかタスクが溜まる。嫌なあの作業を前に、先伸ばしグセが顔をだす……。仕事でもプライベートでも、「やるべきこと」で頭がいっぱいなのは辛いもの。そんなときは、「2分」「15分」「25分」ルールを活用してみましょう。

2分で終わるタスクはその場で

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仕事の効率化・タイムマネジメントメソッドとして有名なものに、デビット・アレンという方が提唱しているGTD(Getting Things Done)があります。GTDの詳細は彼の著書をはじめ、さまざまな本・解説サイトで紹介されているのですが、その特徴のひとつが「2分ルール」です。

これは、やることリストを書き出して頭の中を整理する際に、「2分でできることはその場でやってしまう」というルール。この2分という時間が、慣れるまではなかなか厄介です。普段意識していないと、自分が何を2分で完了させられるのかわからないという落とし穴があります。

メールの返信、確認の電話、ファイルの整理。家事であればゴミ出しや洗濯機のセット。まずはタスクの中から2分でできそうなことをみつけ、実際にかかる時間をしっかり把握するところから始めるのがいいかもしれません。

嫌な仕事はきっかり15分だけ

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世の中にはさまざまな「15分ルール」が存在します。ここで紹介するのは、キャロライン・ブキャナンが著書『とりあえず15分から始めなさい』で提唱する「15分ルール」です。

本のタイトルからもわかるように、これは先延ばししていることを「15分だけやる」というルール。よくある『とりあえず着手系』のメソッドか、と思うかもしれませんが、ここにはさらに「15分しか続けてはいけない」という制約があります。

キャロラインがおすすめする方法はこう。タスクをみつけたら、3日間で15分のセッションを3回設定します。タイマーを15分にセットし、作業開始。最初の2セッションは、15分経過した時点で必ず作業終了です。

実際にやるとわかるのですが、15分だと作業に没頭しはじめたあたりでタイマーが鳴ります。「これからなのに!」という、うずうず感が残るのです。そのうずうず感を抱えながら、晴れて3セッション目までたどりついたら勝ち。ここからは、気分が乗るだけやってOKです。

ただし、このメソッドは作業が分割されるため、締め切りが迫ったタスクには向きません。至急のタスクは、次の25分ルールがおすすめです。

一気にやり遂げたい仕事は25分ルールで

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別名「ポモドーロ・テクニック」。時間管理術の代表的存在とも言うべきメソッドです。フランチェスコ・シリロによって1980年代に発案されました。ちなみに名前の由来は、ポモドーロ(=トマト)型のタイマーを使っていたことだそう。

25分ルールは集中力持続のための時間術です。約30年の歴史をもつメソッドなので、いろいろな人が自分なりの「改良版」を公開していますが、今回はシリロが自身のウェブサイトで公開している方法を紹介します。

まず、完了させたいタスクを選び、キッチンタイマーで25分を設定します。一心にタスクに取り組み、タイマーが鳴ったらそこで終了。5分の休憩をとります(この間仕事に関係する作業は禁止です)。

「25分作業+5分休憩」のセットを4回繰り返したら、長めの休憩(推奨時間は20~30分)をとり、次のラウンドに備えましょう。25分と決めることで、不思議なくらい没頭できます。また作業中は余計なものに気をとられぬよう、環境を整えておくことも大切です。

意外と有効な「作業時間の把握」

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さて、ここまで3つ別々のルールを紹介しましたが、3つすべて実践することの利点があります。作業時間の把握です。

「何に何分かかるのか」のおおよその時間がわかると、スケジュール管理も楽になり、仕事を抱え過ぎも予防しやすくなります。ちなみに3ルールとも発案者が本を出していますので、興味を持った方はそちらもチェックしてみてください。

ToDoリストが長くなっている人は、まずはタイマーを用意してみては?

文/タカハシアスカ



タカハシアスカ/ライター
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タカハシアスカ/ライター
ヨーロッパ在住ライター&時間を見つけてはふらっと旅に出るウィークエンドトラベラー。 長期の海外経験で培った感覚で、アラサー女性に刺さるものをピックアップ。 日々ユニークなものを求めて、ヨーロッパ各国をうろうろしています。
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