【即戦!仕事スキル】やるべきことは「書き出し」て、ひとつずつクリアする

「えーと、次にやることは…」忙しいときに限って、大切なことが思い出せない…。そんな経験はありませんか? これは忙しい人にとってとても最悪な時間のロス。ちょっとした心がけで改善できるので、今すぐ始めてみましょう。 フラナガン裕美子 著『伝説の秘書が教える「NO」と言わない仕事術』より、伝説の秘書が教える、信頼を得られ効率が上がる毎日のちょっとした仕事のコツをご紹介します。今回は、「書き出し」てパフォーマンスを上げる方法です。

(文章は『伝説の秘書が教える「NO」と言わない仕事術』より抜粋して転載)

基本に戻って「書き出す」こと

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仕事に追われている最中は、あれもこれもと実にいろいろなことが頭の中を駆け巡ります。どんなに記憶力が良い人でも、瞬間的に頭によぎったことをすべて覚えて実行できる、という人はなかなかいません。
そして何故かその場で忘れてしまったことを思い出すのが、帰りの電車の中や、夜中に突然目が覚めて……という場合が多いもの。最悪なのは上司やお客様の前に出たときに、「やっておくんだった!」と悔しい思いをすることですね。
 ただでさえ時間がない毎日を楽するために、ここでは基本に戻って「書き出す」ことの重要さを伝えたいと思います。

書き出して置くことで、思い出すことに力を使わずに済む

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何故、今更こんな基本を……とお思いでしょう。
それは、「書き出し」ていけば「覚えておく」ために使っていた脳を、他のところへ働かせることができるからです。アイディアややるべきことが頭に浮かんだ瞬間、そのときやっていることは、一瞬おろそかになります。
「覚えておかなくちゃ」という考えに神経がいってしまうからです。でも覚えておくことを「書き出して」紙やPCに任せれば、あとは忘れて、今していることに100%集中できますね。やり方は人それぞれ。大きな紙に書き出すのでも、ノートを一冊作って書き出すのでも何でも構いません。PCに打ち込んでおくほうが得意であればそれでもOK。けれど出先のこともありますから、ポケットに入るくらいのミニノートを常時持っていれば便利ですね。

付箋を活用する際は、1枚に1件のみを記入するべし

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そのミニノートが付箋のようになっていれば更に効果的です。その理由を説明しましょう。付箋に書いておくとなくなってしまう、という声も聞きますが、実は付箋は剝がして捨てられるからこそ、役に立つこともあるのです。

私のPC画面の周りは、いつもライオンのたてがみのようにビラビラと小さな付箋が貼られていました。ある日、上司が笑いながらこう言ったのです。
「僕のね、小さな娘が学校で花柄の付箋をもらってくるんだよ。それに自分ができる『お手伝い』を書いて冷蔵庫に貼って、『できたら』剝がすことになっているんだ。交換にキャンディを一つもらえるんでね。まさか君にまでキャンディをあげなくちゃいけないわけじゃないよね」
上司の奥様は学校の先生にこう説明されたそうです。
「書くことで頭に入る→貼ってあることで忘れない→剝がすことで達成感」
まさに私がやっていた通りの仕組みでした。小学生と同じレベルかもしれません。けれど、こんな単純なことで、毎日のやるべき仕事がモレなし、ミスなしになるのだったら、試してみる価値はあると思いませんか? 誰しもできないからミスするわけではありません。時間に追われているからこそミスが起こるわけで、だったらそれを防げば良いのです。
この付箋の活用法、大きさとしては2×3センチくらいの小さめのものがお勧めです。いわゆる普通の大きさだとスペースの無駄、横長のものだとぴらぴらして剝がれやすいからです。ちょうど良いサイズが見つかったら、それにやることをすべて書いていきます。一枚に一件ずつです。
それをPCならPC、机の前についたてやボードがあるならばそちらに、どんどん貼っていきます。剝がれやすくて心配ならばセロハンテープで補強しましょう。

優先順位ごとに色分けを!

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あとはその仕事が終わったら、ぺりっと剝がして丸めて思い切り捨てるだけ。不思議と一つずつ小さな達成感を覚えることができます。何かをやり終えるのは、どんな場面でも気持ちの良いものです。それを利用して、自分のプチ高揚感を高めてあげましょう。
お勧めすると、「こんな当たり前で初歩的なことなんて!」と、皆さん最初は首を傾げられるのですが、やってみると、この小さな達成感が嬉しくて、気分がノッて来るのだとか。確実に網羅できる方法として、ぜひ試してみていただけたらと思います。
「優先順位ごとに色分けを決めるのもお勧めだよ」と逆に言ってくれた人がいます。以前、「何でそんなにたくさんの付箋が貼られているんだ」と質問して来た、デキるマネージャーの一人でした。最初は鼻をフンと鳴らしてバカにしていた彼が、実はやってみたら効果を実感できたのだそうです。

●POINT
やるべきことは付箋に書き出し、終わったら剝がして小さな達成感を得る!

フラナガン裕美子
ナビゲーター
フラナガン裕美子
国際コミュニケーション・コンサルタント 1967年生まれ。津田塾大学英文学科卒業。スイス・ユニオン銀行を経て、バンカース・トラスト銀行から秘書のキャリアをスタート。以降、ドイツ証券、メリルリンチ証券、リーマン・ブラザーズ証券など5つの外資系企業と日系企業で、8カ国のエグゼクティブをサポート。2012年、ノムラ・アジア・ホールディング副会長付秘書のポジションで同社を退職し、独立。現在は、香港を拠点にしながら国際コミュニケーションやビジネスのコンサルティングに従事している。
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