【即戦!仕事スキル】一日の時間の3割は、駆け込み依頼用とする

「よし! 今日はこの仕事を何時までに片づけて、ここまでは仕上げるぞ!」 仕事はなるべく計画的にやりたいと考える人も多いはず。でも、組織の仕事はチームプレーだから、突然のお願いごとが多いのも現実です。そのたびにイライラしてしまい、予定の半分も自分の仕事が終わらないというのは問題です。 フラナガン裕美子 著『伝説の秘書が教える「NO」と言わない仕事術』より、伝説の秘書が教える、信頼を得られ効率が上がる毎日のちょっとした仕事のコツをご紹介します。今回は「駆け込み仕事」を対処する極意です。

(文章は『伝説の秘書が教える「NO」と言わない仕事術』より抜粋して転載)

自分のペースで進められないのが仕事なのです

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仕事をしていると、人は大きく2タイプに分けられると思います。

1.常に変化を楽しめる人
2.できれば同じルーティンワークを毎日していたい人

あなたはどちらのタイプでしょうか? 前者の「常に変化を楽しめる人」であれば、駆け込み依頼の仕事も、ほとんど苦にならないと思います。このタイプは毎日同じ仕事をしていると飽きてしまうので、変化を面白いと感じられるからです。
けれど、後者の、「できればルーティンワークだけで……」というタイプの人にとって、一番苦手なのはいつもの流れが中断されることではないでしょうか。会社で働いていれば、いつ何時、異動が発令されるか分かりません。ルーティンワークが変わるだけでもストレスなのに、異動で周りの環境や仕事内容が変わったら一体どうなってしまうでしょう。新しい仕事場でもたくましく生きていくには、意識して早めにルーティンワークのクセから抜け出しておく必要があります。
秘書になって一番驚いたのは、急ぎで頼まれる駆け込み仕事の多さでした。

日頃から「一日3割」は急な命令がくるという心の準備を

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「至急この資料をまとめてくれ」「30分後の会議の前に、もう一つ急ぎでミーティングを入れて!」「5分以内に先方をつかまえろ」……など、上司が次々と繰り出す、すべてが「至急」の駆け込み依頼に、思わず「あのー、私の身体は一つしかないことをご存知ですか?」と言いたくなりました。けれど現実にはそんな発言は許されません。とにかく一つずつやっつけていくしかなかったのです。けれどそのうちに気が付きました。世の中が刻々と変わっていっているのですから、事態が変わるのは当然のこと。それに応じて、様々な駆け込み仕事が降ってくるのは不思議ではありません。
現実には、一日3割くらいはそんな状況が起こるのではないでしょうか。
たとえ現時点でそうでなくても、あらかじめ「一日3割」は急な命令がくると想定しておくと、自分の気持ちに余裕ができます。その都度ぱっと頭を切り替えて、対応が可能になるからです。
急な頼まれごとや、イレギュラーな対応は「あって当然」。いつでも準備万端という気持ちでいれば、動揺することも少なくなります。そうすれば仕事をさばくスピードも早くなっていくことでしょう。

●POINT
イレギュラーな仕事は、あって当たり前!

フラナガン裕美子
ナビゲーター
フラナガン裕美子
国際コミュニケーション・コンサルタント 1967年生まれ。津田塾大学英文学科卒業。スイス・ユニオン銀行を経て、バンカース・トラスト銀行から秘書のキャリアをスタート。以降、ドイツ証券、メリルリンチ証券、リーマン・ブラザーズ証券など5つの外資系企業と日系企業で、8カ国のエグゼクティブをサポート。2012年、ノムラ・アジア・ホールディング副会長付秘書のポジションで同社を退職し、独立。現在は、香港を拠点にしながら国際コミュニケーションやビジネスのコンサルティングに従事している。
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