声の大きい人に負けない!  会議を支配するホワイトボード術

「会議をもっと効率的に進めたい」と思っている方は多いでしょう。ゴールが不明確なまま進み、抽象的な発言やアイディア合戦が繰り広げられ、結局時間切れで何も決まらずに終わってしまう――無駄な時間を過ごしたな、と感じるような会議を経験したことはありませんか? 私はこれを「空中戦」の会議と呼んでいます。 若いうちは流されるしかないと思いがちですが、攻略法は存在します。 早速、勉強してみましょう。

空中戦の特徴とは?

「空中戦」の会議では、声が大きい人が制空権を持ちます。声が大きい人とは、影響力が大きい、立場が高い、はっきりと物を言う、といった人です。テーマも中身もフワフワした「空中戦」の会議では、言ったもん勝ちなので、声が大きい人の独壇場になります。しかし、それでは参加者は納得感が得られませんし、そのままにしておくと、何も決まらない会議をまた繰り返すことになるのです。一体、どうすればよいのでしょう。
そのカギを握るのがホワイトボードなのです。

ホワイトボードの正しい使い方とは?

声の小さな人に必要なのは、「地上戦」に持ち込んで戦う力です。ここでいう「地上戦」とは以下のようなことです。

1) 会議で議論すべき大きな問いを具体的に押さえる
2) 大きな問いに答えるための論点をはっきりさせる
3) 論点に対して、「感情や主張」と「根拠(事実)」を切り分けて語る
4) 導いた結論が何か、どうしてそれが決まったのかを把握する

この「地上戦」で戦うための武器が、ホワイトボードなのです。何を書くかは、ホワイトボードの前に立つ人が自由に決められます。すべての意見を丁寧に上から順に書ききるような「書記」の仕事をしてはいけません。意図を持って「何を書くのか」「どこに書くのか」ということを決めて書き取るのです。
会議中に答えを出さなくてはならない「問い」を正しく言葉にし、その問いに対してどういう論点をクリアすべきかを考えて、ホワイトボードにおけるスペースの割り振りを決めます。
その上で、論点から逸れた意見は、あえてスルーする、もしくはホワイトボードの隅っこに目立たないように書いていく。
つまり、本当に議論すべきことを中心に書いていけばいいわけです。

若手のうちにホワイトボード係を経験しよう

本当に力のある人は、立場が弱くてもこのようにして間接的に主導権を握っていきます。若手がホワイトボード係に任命されるケースも多いと思いますが、その際は「会議を支配できてラッキー」と認識すべきです。
とはいえ、ホワイトボードの前に立ったからと言って、すぐに会議をコントロールできるわけではありません。いざという場面でホワイトボードを効果的に使うには、「場数」を踏んで練習することが必要です。空中戦でしか戦えないリーダーにならないよう、若手のうちに率先してホワイトボード係に挑戦してみてください!

(グロービス経営大学院 教員 荒木博行)

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