いまさら聞けない「飲み会幹事」の基本段取りマニュアル【保存版】

世話焼き上手な先輩方がいつも仕切ってくれていたから、実は幹事をしたことがないという人もいるのではないでしょうか。突然幹事役に指名され、経験値の低さから基本的な確認をミスって当日大慌て…なんてことのないように! 職場飲み会の幹事の基本の段取りをおさらいしましょう。

幹事のコツ1:準備を始める前に

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■趣旨の確認

まず初めにしなくてはならないのが、趣旨の確認。この時期なら基本は「歓迎会」であることが多いですが、他にもサブ的な趣旨がないか確認しておくことも大切です。部署内で直近に出世した人はいないか? お子さんが生まれた人はいないか? まさか当日にお誕生日の人はいないか? 当日の話題にものぼるでしょうし、状況によってはちょっとしたプレゼントやお花などを準備しておくと喜ばれます。会全体が盛り上がりに繋(つな)がりますので確認を。

■参加者の確認

幹事に指名されたら、参加する人の範囲を確認しましょう。上司はどこまで声掛けするのか? 契約社員や派遣、バイトのスタッフまで声を掛けるのか? ・・・など。慌てて声をかけまくって、後から間違えに気が付くと断りづらくなりますので要注意。

幹事のコツ2:準備開始!

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■日程を決める

上司の指示で、日程が決まっているなら参加の可否を確認するだけで大丈夫ですが、指定された範囲内でできるだけ人数を多く集めたい場合は、参加が予定される上司のスケジュールから確認しましょう。複数いる場合は、出席がマストな人物のスケジュールを合わせて候補日を設定します。候補日が出たら、参加予定者に一斉メールなどで確認開始。内勤者が多い場合は、エクセルなどで表を作って回覧板として回してチェックしてもらうのもあり。その際、記入はできるだけ上位者から回すのがベター。

コツは、なるべく時間をかけないで一気に決定すること。一番初めに聞いた人の予定が変わってしまい、「まだ間に合うなら変更してほしい」なんて言われて、仕切り直さなくてはならなくなったということのないように気を付けて。

■会場探し

もし、その会の幹事を初めて務めるようなら、先輩方に相談するのがよいでしょう。これまでの経験から、上位者の苦手な食べ物や好み、予算感、使いやすさなど的確にアドバイスをくれるはず。先日、友達と行ったお店が素敵だからと一方的にセレクトして、上司受けが悪かったなんてことのないように。

参加者がひとりも訪れたのことのない店はできれば避けて。「グルメな〇〇先輩のおすすめの店です」なんて伝えられれば、初めての店でも上司も安心して参加してくれますよ。

■お料理決定

お店を探す際に同時にセレクトするのが料理。特に、大人数の場合はコースなどで仕切ってしまう方が予算もはっきりしますし、食事の内容が事前に把握できるので、会全体の時間のペース配分もコントロールしやすくなります。

酒豪が多いなんて時は注意。予算が上がるのを防ぐために飲み放題は有効ですが、お酒グルメな上位者がいる場合、セレクトできるお酒の内容によっては、「なんだ、こんな酒しか飲めないのか」なんてことにも。例えば焼酎好きな人なら、好みに近い焼酎をボトルでキープしておく、なんて気遣いも。細かいところまでお店に相談して、事前に対策を練りましょう。

■会費設定と集金

大人数の飲み会では、会費は事前設定がマスト。お店と相談が終わり、ひとりあたりの予算が見えたらまずは上位者や先輩に報告を。太っ腹な上司なら、少し多めに出してくれる可能性もありますし、バイトなどの若いスタッフの会費は安めに設定したほうがよいのではないかなどアドバイスをいただける可能性も大。

会費設定の最終調整は、若手幹事には荷が重い仕事ですので、ジャッジの責任は諸先輩方にお任せして。できるだけ丁寧にお願いしましょう。

決定した会費は事前に、回収タイミングも明確にしてお知らせします。可能であれば、前日や当日の夕方までに集金を。会場で混乱せずに済みます。

幹事のコツ3:すべてが決定したら・・・

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■お知らせメール

すべてが決定したら、声掛けした皆さんに一斉メールなどでお知らせをしましょう。直前に予定が変わる可能性もありますので、欠席予定の人にも必ず連絡を。

メールのタイトルに「【〇〇部2016年歓迎会】日程決定のお知らせ」のように明快なタイトルをつけること。【 】を付けてタイトルを記載すれば、メール検索しやすくなり、仕事のメールに紛れて連絡を見逃したということを防ぎやすくなります。メールの文面の最後には必ず、出欠変更などの際にはこのメール宛てにご返信くださいと付け加えて。

お祝いのお花などのサプライズがある場合は、祝われる人以外のメンバーに別のタイトルでメールをすること。

●メールに記載しておきたい事項

・会のタイトル

・日付と時間(終了時間が見えていればそれも記載)

・場所(住所と電話や簡易マップなど)

・会費と集金タイミング

・出席予定者(欠席が確定している人がいればそれも記載)

・幹事連絡先

幹事のコツ4:前日に・・・

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前日にお店へ連絡して最終確認を。現状の人数の報告や気がかりな点を相談しておきましょう。

上位者には、「明日よろしくお願いします」「当日、先回りして早めに会場におりますので、何かあればご連絡ください」などの一言を。

準備は出来る限り、前日までに終わらせておきましょう。お花のプレゼントなども事前に予約しておくと、当日仕事でばたついてしまった場合に他の人にピックアップだけをお願いすることができるので慌てずにすみます。

飲み会の仕切りが好印象で、上司との距離が縮まるなんてことも! 面倒な仕事を頼まれたなんて悩ましげな顔をしないで、先輩たちとのコミュニケーションの一環だと思って、元気に楽しくお引き受けましょう。

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